Transférer ses bureaux sur un nouveau site est souvent un événement sensible à ne pas prendre à la légère, tant d’un point de vue logistique qu’humain. Quels qu’en soient le motif et les enjeux, il est un moment délicat, à aborder et à mener avec justesse et anticipation. Alors, par où commencer ? Comment communiquer avec les salariés et gérer leurs inquiétudes sur les trajets domicile-travail vers votre nouvelle location de bureau ? Existe-t-il une checklist du changement de locaux professionnels pour ne rien oublier ? Retrouvez tous nos conseils pour bien préparer un déménagement d’entreprise et le réussir dans les meilleures conditions possibles.
Pourquoi déménager son entreprise ?
Une entreprise change de locaux en moyenne tous les 3 à 5 ans. Il existe de nombreuses raisons pour déménager : réduire ses dépenses, améliorer les conditions de travail de ses employés, maximiser l’ergonomie, agrandir l’équipe et trouver de nouveaux talents… Certains espaces ne conviennent alors plus, devenus trop petits, trop grands ou difficilement aménageables. Pour optimiser son activité et motiver ses collaborateurs, une entreprise a parfois intérêt à intégrer de nouveaux locaux. Le déménagement représente un coût important et une mise en œuvre souvent complexe, dont il ne faut pas sous-estimer la dimension.
Déménagement d’entreprise : les étapes clés pour un transfert serein ?
Définir une stratégie de déménagement adaptée à votre organisation
Avant de se lancer dans les aspects logistiques, il est crucial de définir une stratégie de déménagement, afin de poser les bases d’un projet réussi pour l’entreprise, ses salariés, ses fournisseurs et sa clientèle. Il convient donc de bien identifier les besoins en termes d’espaces de travail, d’aménagements pour les équipes, ou encore de technologies, pour optimiser le nouveau local d’activité. Une évaluation des perturbations liées au déménagement d’entreprise permettra pour sa part d’anticiper des problématiques et de les dépasser. Examiner l’ampleur du changement de structure et désigner un collaborateur référent offrent également un cadre au lancement du transfert.
Établir un calendrier de déménagement réaliste et précis
Le temps est un facteur critique dans un déménagement d’entreprise. Établir un rétroplanning détaillé est donc indispensable pour mener à bien le projet, en maîtrisant les deadlines. Les dates clés doivent être clairement spécifiées : fin de bail, livraison des nouveaux locaux, démarrage des travaux d’aménagement, période du déménagement physique… Il est important d’allouer des délais réalistes et de ne pas sous-estimer le temps nécessaire pour chaque tâche. Prévoir une marge de manœuvre est essentiel, pour faire face sereinement aux retards potentiels. Les démarches administratives méritent aussi toute votre attention et sont à intégrer impérativement au calendrier. Déménagement d’entreprise et formalités sont indissociables et des dates limites de déclarations, telles que le transfert de siège social doivent donc être bien notifiées.
Choisir les prestataires pour le transfert : logistique, IT, mobilier
Le choix des bons prestataires est un déterminant clé dans l’organisation d’un déménagement d’entreprise. Pour tout ce qui concerne le mobilier et les équipements de la société, il est recommandé de s’adresser à des déménageurs professionnels. Leur technicité et leur expertise sont un gage de fluidité pour le projet. Il est aussi vivement conseillé de solliciter plusieurs devis de déménagement et de comparer les services dispensés, ainsi que leurs tarifs (démontage des meubles, emballage, remontage, transport, archivage, assurances…). Parallèlement, le transfert des systèmes informatiques doit être examiné avec soin, les données étant critiques. Il est primordial de s’adresser à des experts IT pour garantir son bon déroulement.
Fédérer les collaborateurs autour du projet de déménagement
L’adhésion des collaborateurs au déménagement d’entreprise est souvent déterminante dans la réussite du projet. Des réticences au changement de locaux et aux habitudes peuvent nuire au bon déroulement de l’opération et au futur fonctionnement de la société. Une communication transparente et une implication des salariés sont donc essentielles, pour faciliter le transfert en interne et créer une motivation commune autour du projet.
Bon à savoir : 63 % des entreprises considèrent la gestion du changement comme un facteur clé pour un déménagement réussi (source : Bpifrance).
Entreprise : ce qu’il faut anticiper pour déménager efficacement
Anticiper les défis liés à un déménagement professionnel permet d’éviter les mauvaises surprises et d’assurer une transition fluide.
Contrôle des contraintes liées au nouveau site : accessibilité, conformité, certifications
L’un des points clés d’un déménagement d’entreprise réussi est de vérifier les contraintes liées au nouveau lieu de travail. L’accessibilité des locaux (axes routiers, transports en commun, stationnement…) est un premier sujet à étudier, pour le confort des salariés comme des fournisseurs et des clients. Viennent ensuite les aspects réglementaires, garantissant le respect des normes en vigueur (ERP, sécurité incendie, accès PMR…). Une non-conformité est à anticiper pour prévoir des travaux modificatifs avant l’installation dans les nouveaux locaux. Enfin, un site bénéficiant de certifications environnementales (BREEAM, LEED, BBC, HQE…) peut valoriser l’image de l’entreprise et réduire ses charges significativement.
Budget : comment estimer les dépenses directes et indirectes
Le coût d’un déménagement étant souvent sous-évalué, établir un budget prévisionnel détaillé est essentiel. Il devra prendre en considération les dépenses directement liées au projet (déménageurs professionnels et prestations fournies, aménagement des locaux, transfert IT, frais administratifs et de nettoyage), ainsi que des dépenses indirectes. Sont ainsi fréquemment oubliés les frais générés par la perte de productivité durant le transfert, par la mise en œuvre d’une nouvelle communication et par les imprévus. On évalue à 3 sur 5, le nombre d’entreprises qui sous-estiment l’impact d’un déménagement sur leur productivité la première semaine (source : Actradis). Par ailleurs, le tarif d’un déménagement varie également selon la distance du transfert (déménagement à Paris, déménagement en France, déménagement à l’étranger…).
Communication interne : informer sans générer d’inquiétude
Une communication efficace est un facteur déterminant pour la gestion du changement au sein de l’entreprise. L’événement pouvant susciter du stress chez les employés, il est important de leur exposer clairement le projet, en commençant par les raisons du déménagement et les objectifs visés par ce transfert. La présentation d’un calendrier bien structuré et l’ouverture à la discussion créent un climat de confiance rassurant pour les collaborateurs. Une écoute attentive et une anticipation des problématiques (temps de trajet, espaces de travail…) sont la clé d’une adhésion au déménagement de l’entreprise.
Gestion des données informatiques et continuité d’activité
Le transfert IT est l’un des aspects les plus critiques d’un déménagement professionnel. Une interruption prolongée des systèmes ou une perte de données peuvent avoir des conséquences désastreuses. Confier cette tâche à des experts offre de sérieuses garanties. L’opérateur réalisera des sauvegardes complètes et sécurisées de toutes les données avant le transfert. Il établira un plan de continuité d’activité et procédera au débranchement, aux connexions sur le nouveau site et aux tests nécessaires pour s’assurer que tous les systèmes fonctionnent correctement, dès l’arrivée dans les nouveaux locaux.
Pourquoi faire appel à un professionnel du déménagement d’entreprise ?
Vous vous demandez encore si vous allez faire appel à des professionnels pour le déménagement de votre entreprise ? Ne vous posez plus la question, contactez une société spécialisée qui vous permettra de transférer vos locaux l’esprit tranquille. Quelle que soit sa taille, une entreprise cumule toujours un actif mobilier, de nombreuses fournitures et équipements bureautiques. Solliciter des déménageurs professionnels représente certes un coût supplémentaire, mais offre de multiples avantages : gain de temps, efficacité, rapidité, expérience et sécurité. Un expert du déménagement vous donne la garantie d’un changement de bureaux sans stress, puisque vous ne vous occupez de rien.
Comment anticiper les impacts humains et organisationnels du déménagement
Pourquoi impliquer les salariés dans le déménagement d’entreprise ?
Les salariés représentent le noyau dur de votre entreprise. Il est essentiel de les considérer lors d’un tel événement et de les impliquer dans le processus de déménagement. Le choix de changer de locaux appartient certes à l’employeur, mais il est déterminant de communiquer les différentes étapes du projet à ses collaborateurs, afin qu’ils puissent s’organiser en amont. En effet, le transfert du siège d’une entreprise peut être perçu de manière négative pour ceux qui appréciaient leur environnement de travail et y avaient instauré une routine. Il bouscule les habitudes des salariés, ainsi que le trajet domicile-travail. Les employés seront amenés à modifier ou du moins à adapter ce dernier, pouvant impliquer le mode de transport et la durée de déplacement. Pour préserver une bonne dynamique au sein de l’équipe, il est donc impératif d’ouvrir le dialogue.
Identifier les résistances potentielles au changement
Le changement génère naturellement de la résistance. Il est important de l’identifier, pour mieux la gérer. Si la perte de repères et les inquiétudes liées à la nouvelle localisation sont les freins les plus souvent énoncés par les salariés, c’est la modification de l’organisation du travail qui est généralement responsable des réticences les plus vives. Par exemple, quitter un fonctionnement de bureaux individuels pour passer à des surfaces en open space peut fortement contrarier certains profils de collaborateurs souhaitant maintenir leur intimité.
Cartographier les usages et besoins des équipes
Quelques conseils et astuces aident à améliorer la qualité de vie au travail après le déménagement et à accueillir les équipes confortablement. Pour que les nouveaux locaux soient aussi fonctionnels qu’agréables, il est crucial de bien comprendre les besoins des salariés. Organiser des entretiens préalables permet d’évaluer les préférences de chacun pour optimiser leur productivité et de les valoriser au sein de l’entreprise. Une observation des interactions entre les services est aussi essentielle, pour répartir judicieusement les collaborateurs.
Organiser la continuité de service pendant le transfert
L’objectif est ici de minimiser l’impact de l’interruption des activités de l’entreprise pendant le déménagement. Signature des contrats avec les fournisseurs d’énergie, déclaration de changement d’adresse ou information de la clientèle et des partenaires sont des procédures à anticiper. Pour maintenir un service actif durant le transfert, exploiter le télétravail est une ressource incontournable pour les postes administratifs, qui permettra d’éviter un temps mort prolongé.
Localisation, attractivité, flexibilité : quels sont les nouveaux enjeux des bureaux pour les entreprises ?
Le déménagement d’entreprise est une opportunité unique de repenser son environnement de travail et d’optimiser sa productivité.
Les critères d’attractivité d’une nouvelle adresse professionnelle
La localisation du local professionnel est un puissant levier d’attractivité pour une entreprise. L’emplacement est la clé d’une implantation réussie, tant pour améliorer son image et sa notoriété, que pour viser une clientèle bien spécifique. Mais la situation est également un facteur contribuant au bien-être des salariés (accessibilité des transports, parking, commerces de proximité…). Une implantation dans un arrondissement dynamique pour une location de bureau à Paris peut ainsi jouer fortement en faveur de la société.
Flex office, télétravail : adapter les espaces aux nouveaux usages
Les modèles de travail hybrides se démocratisent et nécessitent des espaces de bureaux repensés. Les nouveaux concepts tels que le flex office peuvent toutefois inquiéter les employés appréciant les procédés plus conventionnels. La qualité de vie au travail ne doit donc pas être négligée au profit de l’adoption de ces méthodes. Les zones repensées autour d’espaces collectifs ont ainsi tout intérêt à proposer des solutions alternatives pour préserver l’intimité et la confidentialité.
Impact sur la marque employeur et la fidélisation des talents
Le choix des locaux et l’aménagement des espaces de travail ont un impact direct sur la capacité de la société à attirer et à retenir de nouveaux talents. Ils délivrent une image moderne et tournée vers les besoins de ses salariés, renforçant par la même occasion la culture d’entreprise. Un déménagement professionnel réussi est un gage de productivité et de qualité de vie au travail, constituant une stratégie de fidélisation et de recrutement à part entière.
11 étapes indispensables avant de déménager votre entreprise
1 -Évaluer les raisons du déménagement
Un déménagement doit être mûrement réfléchi, car il a des conséquences directes sur les conditions de travail, sur la productivité, sur les charges et sur l’activité de l’entreprise. Les raisons poussant au transfert peuvent être diverses, mais il est essentiel qu’elles soient bien définies pour être clairement exposées aux salariés, aux partenaires et aux clients. Que les espaces soient trop petits ou trop grands, que la localisation ou la configuration soient inadaptées, ou encore que les coûts soient trop importants, la décision mérite d’être justifiée et donnera des arguments solides pour convaincre chacun de son bien-fondé.
2 -Créer un rétroplanning et un cahier des charges précis
Organiser un déménagement d’entreprise est un événement complexe qu’il convient de préparer en amont, afin d’optimiser son déroulement et d’éviter de nuire au fonctionnement général de la société. Définir un rétroplanning est un moyen pratique d’énumérer toutes les étapes importantes, à la manière d’une checklist. C’est la solution pour éviter tout oubli lors de la préparation, durant le transfert des locaux et une fois installé dans les nouveaux bureaux. Rédiger un cahier des charges est aussi un procédé efficace pour border votre projet. Il servira de support pour détailler vos attentes (taille et aménagement des espaces, localisation, budget, caractéristiques indispensables à l’activité et au confort des équipes…). Vous pouvez également désigner l’un de vos collaborateurs comme référent et lui confier l’organisation du déménagement.
3 -Informer vos salariés du déménagement
Transférer une entreprise a des conséquences sur ses ressources humaines. Le déménagement des bureaux suscite de nombreuses interrogations et inquiétudes, quant à la modification des trajets et à la qualité de vie au travail. Il est donc impératif de communiquer avec vos collaborateurs et de les accompagner dans ce changement d’habitudes. Pour mieux cibler le secteur géographique d’implantation de vos futurs bureaux, en préservant le bien-être de vos équipes, Geolocaux vous met à disposition un service de diagnostic sur mesure. La solution Mes employés assure une étude approfondie des déplacements domicile-travail de chacun et propose de vous aider à établir un plan de mobilité rassurant. Votre équipe doit également être informée des étapes clés du déménagement, pour organiser correctement la préparation des cartons, l’archivage et les sauvegardes informatiques nécessaires.
4-Sélectionner vos nouveaux locaux
Le changement de bureaux doit répondre aux raisons du déménagement de l’entreprise (emplacement, coût, superficie, configuration, équipements…). Les éléments listés dans votre cahier des charges vous donnent un cadre de recherche précis, à exploiter par le biais d’outils tels que la plateforme Geolocaux. Pour vos bureaux, il vous suffit de cibler la zone géographique visée et de définir les critères essentiels, afin d’obtenir une liste d’annonces épurée. Les agences spécialisées en immobilier d’entreprise vous aideront à organiser des visites et à trouver votre local idéal.
5-Négocier et signer le bail
Une fois les nouveaux locaux choisis, votre agent immobilier peut assurer la négociation du bail commercial ou du bail professionnel avec le propriétaire. Montant du loyer, échéance de paiement, dépôt de garantie, conditions de cession et de résiliation sont autant d’éléments à évaluer. Lorsque les deux parties arrivent à un accord, la signature du bail des nouveaux locaux peut s’opérer. Cette étape importante doit alors être communiquée aux salariés, pour confirmer le déménagement de l’entreprise à courte échéance.
6-Informer votre propriétaire actuel par un préavis de départ
Si vous travaillez en espace de coworking, la grande flexibilité du concept de prestation de services vous permet de quitter les lieux très facilement, en seulement quelques jours. En revanche, si vous louez des bureaux par un bail 3/6/9 par exemple, vous êtes soumis à un délai de préavis légal, précisé dans les clauses de votre contrat locatif. Dans le cadre d’un bail commercial, il doit être adressé au propriétaire par courrier recommandé avec accusé de réception ou par acte d’huissier, généralement six mois avant de libérer les locaux. Les baux professionnels sont eux aussi soumis à un préavis de six mois, tandis que le bail dérogatoire impose une durée contractuelle ferme, sans préavis possible (sauf clause spécifique).
7-Fixer la date du déménagement
Le choix du jour de déménagement peut être établi en week-end ou durant une période de fermeture de la société, pour limiter le dérangement des équipes. Il peut aussi s’effectuer en semaine, en planifiant des journées de télétravail pour les employés. Quelle que soit la décision, il est important de se montrer réaliste quant aux délais. Le transfert d’entreprise est une démarche longue, nécessitant une préparation. Il est donc préférable d’être prévoyant et de s’octroyer un timing confortable, pour procéder au transfert de bureaux.
8-Choisir une entreprise de déménagement
Vos nouveaux locaux trouvés et votre date de transfert fixée, vous pouvez prendre contact avec différents déménageurs pour obtenir des devis et les comparer. Il vous faudra au préalable détailler le niveau de prestation souhaité. Inclure le démontage et le montage des meubles, le nettoyage des bureaux ou encore le matériel d’emballage peut rapidement augmenter le montant de la facture. Des assurances sont également proposées. Une petite structure peut évidemment opérer le déménagement en autonomie, en louant par exemple un fourgon d’un cubage adéquat. Toutefois, faire appel à un professionnel est la garantie de s’épargner beaucoup de stress et d’efforts. Il s’assurera par ailleurs de l’accessibilité aux locaux le jour J, auprès de la mairie si besoin.
9-Organiser une visite des nouveaux locaux
Présenter les nouveaux bureaux à vos équipes est l’occasion de leur permettre de mieux se projeter et de s’impliquer dans le déménagement de l’entreprise. Vous pouvez aussi choisir d’organiser une visite sur site uniquement avec les responsables désignés pour mener le projet à bien. Ces employés peuvent représenter chacun des services de la société et apporter leur expertise quant à l’installation des salariés. Leur regard constructif et opérationnel est décisif pour optimiser les conditions de travail de chacun.
10-Visualisez l’aménagement de vos futurs bureaux
Pour définir l’agencement des futurs locaux, consultez vos chefs d’équipes et prenez en considération leurs besoins matériels et pratiques. L’aménagement doit favoriser la productivité et le bien-être général des employés. Cette étape préalable va influencer l’organisation du déménagement des bureaux d’un point de vue logistique et permettre de faire du tri dans les équipements pouvant devenir superflus. C’est aussi l’occasion de vous intéresser au transfert du parc informatique et aux investissements potentiels dans du nouveau matériel bureautique ou du mobilier.
11-Adapter les contrats de travail de vos salariés (si nécessaire)
Un transfert d’entreprise s’opère parfois dans la même ville ou dans une commune voisine, mais il peut arriver qu’il s’éloigne significativement des anciens bureaux. Dans de telles circonstances, la modification des contrats de travail de vos employés peut être nécessaire, si aucune clause de mobilité n’est spécifiée. Leur accord est alors obligatoire, car la mutation ne peut pas leur être imposée. Si le déménagement s’effectue dans la même zone géographique, l’accord du salarié n’est pas requis. Ceux qui refuseraient de venir travailler dans les nouveaux locaux pourraient être licenciés pour motif personnel.
Pourquoi passer par une plateforme comme Geolocaux pour trouver vos prochains locaux ?
Dans la quête de futurs locaux, une plateforme spécialisée comme Geolocaux simplifie votre recherche et vous aide à trouver le bien qui correspondant à vos ambitions.
Trouver des bureaux adaptés à vos besoins grâce à la recherche multicritère
Geolocaux offre un moteur de recherche puissant permettant de filtrer les annonces, selon divers critères. Vous pouvez ainsi cibler le type de bien vous intéressant, sa surface, votre budget ou encore les aménagements spécifiques dont vous avez besoin (climatisation, parking…). Les biens immobiliers professionnels sont localisés dans toutes les villes en France. L’investigation sur un secteur ciblé est facilitée par une carte interactive référençant tous les locaux disponibles à la vente et à la location.
Accédez à des annonces géolocalisées avec transports, commerces et services à proximité
L’un des atouts majeurs de Geolocaux est sa fonctionnalité de géolocalisation avancée. Le critère de proximité des transports en communs est proposé, pour affiner la sélection d’annonces en fonction de leur accessibilité. Pour un déménagement à Paris, vous pouvez ainsi concentrer la recherche autour des arrêts de la ligne 1 du métro par exemple. La fiche détaillée de chaque bien propose par ailleurs une carte identifiant toutes lignes desservant le secteur des locaux.
Questions fréquentes sur les déménagements d’entreprise
Comment organiser un déménagement d’entreprise étape par étape ?
L’organisation d’un déménagement d’entreprise se fait en plusieurs étapes clés :
- 1. Définir la stratégie de déménagement de l’entreprise, ses raisons, ses objectifs, ses besoins.
- 2. Trouver les nouveaux locaux et négocier le bail.
- 3. Planifier les étapes sur un calendrier de déménagement détaillé.
- 4. Informer les salariés et instaurer une communication transparente pour les impliquer.
- 5. Choisir un déménageur professionnel, pour gérer l’emballage, le démontage, le remontage du mobilier, et un expert du déménagement IT.
- 6. Assurer la continuité d’activité, pour minimiser les interruptions de service.
- 7. Planifier les travaux d’aménagement et le nettoyage des nouveaux locaux avant déménagement.
Quel budget prévoir pour un déménagement professionnel ?
Le prix d’un déménagement professionnel varie considérablement, selon la distance géographique, le volume de mobilier et d’équipements à transférer, l’accessibilité du nouveau et de l’ancien site, les éventuels travaux d’aménagement des locaux et la formule de déménagement retenue (gestion IT, archivage, emballage, démontage, remontage, nettoyage, assurances, location d’un camion de déménagement, financement de déménageurs d’entreprises…). Le coût et la qualité de service sont intrinsèquement liés.
Qui s’occupe du déménagement d’une entreprise ?
Les démarches pour un déménagement sont effectuées par le dirigeant de l’entreprise ou le collaborateur désigné responsable du projet. Employer des déménageurs professionnels est une aide solide pour ce type de transfert délicat. Leur expertise garantit un service de qualité et une sécurisation du projet. Les petites structures peuvent opter pour un déménagement autonome, en louant un camion et en procédant au transfert des locaux sans assistance extérieure. Toutefois, pour un déménagement dans une ville de France éloignée ou pour un déménagement à l’étranger, il est fortement conseiller de se tourner vers une société spécialisée.
Quels critères prendre en compte pour choisir son nouveau local d’entreprise ?
Pour votre clientèle, pour vos fournisseurs et pour le bien-être de vos salariés, choisissez un nouveau local accessible facilement. Pour favoriser la productivité de votre entreprise, sélectionnez des surfaces correspondant à votre activité et des espaces adéquats pour installer vos équipes. Évidemment, le budget doit convenir à votre cahier des charges.
