D\u00e9finition du flex office<\/strong><\/span><\/h3>\nLe concept de flex office consiste en une modification de l\u2019environnement de travail et de son organisation, ayant pour objectif d\u2019optimiser l\u2019occupation des lieux et de dynamiser la culture d\u2019entreprise. Aussi nomm\u00e9 flex desk, il s\u2019inscrit dans une vision collaborative et propose de supprimer toute attribution de poste de travail, permettant donc \u00e0 chaque employ\u00e9 de s\u2019installer o\u00f9 il le souhaite chaque jour. Il est \u00e9galement l\u2019un des axes \u00e9pous\u00e9s par la notion de flex working, combinant la flexibilit\u00e9 du lieu de travail \u00e0 celle des horaires d\u2019activit\u00e9. Il peut \u00eatre mis en place par la soci\u00e9t\u00e9 ou adopt\u00e9 par une location de bureaux op\u00e9r\u00e9s, int\u00e9grant cette pratique \u00e0 son fonctionnement.<\/p>\n
Comment fonctionne le flex office<\/strong><\/span><\/h3>\nLe flex office est une version plus pouss\u00e9e du desk sharing (occupation partag\u00e9e d\u2019un espace de travail), s\u2019appliquant \u00e0 l\u2019ensemble de l\u2019entreprise. En l\u2019absence de bureau attitr\u00e9, le salari\u00e9 peut ainsi travailler dans un endroit propice \u00e0 son activit\u00e9 : un open space ou une salle de r\u00e9union pour \u00e9changer en \u00e9quipe, un bureau ferm\u00e9 ou une phone box pour optimiser sa concentration.<\/p>\n
Les employ\u00e9s peuvent aussi am\u00e9nager leur temps de travail entre le bureau, un espace de coworking<\/a> et la maison. En effet, ce concept moderne est un mode de travail hybride, int\u00e9grant le t\u00e9l\u00e9travail comme option.<\/p>\nPourquoi les entreprises choisissent-elles le flex office\u2009?<\/strong><\/span><\/h2>\nLes avantages du flex office<\/strong><\/span><\/h3>\nPlusieurs raisons peuvent pousser \u00e0 adopter le flex office comme mod\u00e8le d\u2019organisation du travail. La r\u00e9duction des co\u00fbts immobiliers est la premi\u00e8re. La location de bureau \u00e0 Paris<\/a> et dans d\u2019autres villes fran\u00e7aises a connu une telle inflation, que certaines entreprises ne sont plus en mesure de s\u2019installer dans des locaux de grandes surfaces. Pour diminuer leurs d\u00e9penses, elles parient sur une optimisation de l\u2019occupation des postes de travail. Par ailleurs, la d\u00e9mocratisation du t\u00e9l\u00e9travail renforce cette n\u00e9cessit\u00e9 d\u2019ajuster la superficie des bureaux \u00e0 leur r\u00e9elle fr\u00e9quentation.<\/p>\nLa deuxi\u00e8me est justement de pouvoir b\u00e9n\u00e9ficier de plusieurs jours de t\u00e9l\u00e9travail par semaine, am\u00e9liorant la qualit\u00e9 de vie des salari\u00e9s et limitant les contraintes li\u00e9es aux trajets domicile-travail.<\/p>\n
La troisi\u00e8me est une \u00e9volution de la collaboration, de la communication et de la cr\u00e9ativit\u00e9. Le flex office, en incitant les employ\u00e9s \u00e0 s\u2019installer \u00e0 diff\u00e9rents postes, favorise les relations entre les services et d\u00e9veloppe l\u2019esprit d\u2019\u00e9quipe. Il participe \u00e0 instaurer une synergie et dynamise la productivit\u00e9.<\/p>\n
Les inconv\u00e9nients du flex office<\/strong><\/span><\/h3>\nLa question reste de savoir si ce mod\u00e8le est viable et si ses apparents points n\u00e9gatifs peuvent \u00eatre contourn\u00e9s. On reproche en effet souvent au flex office de g\u00e9n\u00e9rer des espaces de travail impersonnels et d\u00e9pourvus d\u2019intimit\u00e9. La mutualisation des postes impose effectivement de laisser les bureaux vides en fin de journ\u00e9e. Exit donc les photos et objets personnels. Pas \u00e9vident non plus de s\u2019assurer un environnement calme, lorsque l\u2019installation quotidienne d\u00e9pend des si\u00e8ges vacants \u00e0 l\u2019arriv\u00e9e du salari\u00e9.<\/p>\n
Ce concept flexible peut aussi cr\u00e9er des tensions entre les collaborateurs, si par exemple certains s\u2019obstinent \u00e0 toujours occuper les \u00ab\u00a0meilleurs\u00a0\u00bb postes. Dans la m\u00eame veine, l\u2019hygi\u00e8ne est une probl\u00e9matique r\u00e9currente, soulev\u00e9e par le partage du mat\u00e9riel bureautique. La m\u00e9thode clean desk est ainsi souvent impos\u00e9e par les entreprises, pour garantir un nettoyage des postes en fin de journ\u00e9e.<\/p>\n
Enfin d\u2019un point de vue organisationnel, le flex office peut \u00eatre stressant pour les salari\u00e9s, ne sachant pas s\u2019il pourront acc\u00e9der \u00e0 un espace de travail adapt\u00e9 \u00e0 leurs besoins en arrivant le matin dans les bureaux.<\/p>\n
Chiffres cl\u00e9s du flex office<\/strong><\/span><\/h3>\nSi les entreprises optent pour le flex office, c\u2019est aussi en raison de statistiques dressant un constat : le m\u00e8tre carr\u00e9 immobilier co\u00fbte cher et les salari\u00e9s fr\u00e9quentent de moins en moins leur lieu de travail. Acheter des bureaux \u00e0 Paris<\/a> ou payer un loyer est un investissement qui p\u00e8se sur la soci\u00e9t\u00e9. Les surfaces doivent donc \u00eatre optimis\u00e9es. Or en 2023, plus d\u2019un quart des employ\u00e9s en France ont recours au t\u00e9l\u00e9travail et la moiti\u00e9 d\u2019entre eux le pratique plus de deux jours par semaine(1). Si l\u2019on ajoute \u00e0 cela les absences li\u00e9es aux d\u00e9placements professionnels, aux cong\u00e9s et aux arr\u00eats maladie, il est facile de se rendre compte de la sous-exploitation des locaux.<\/p>\n![\"flex](\"https:\/\/geolocaux.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/young-colleagues-work-office-using-computers-scaled.jpg\")
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Flex office vs bail 3-6-9 : que choisir\u2009?<\/strong><\/span><\/h2>\nLa location en bail de longue dur\u00e9e n\u2019est pas incompatible avec l\u2019adoption d\u2019un mode organisationnel bas\u00e9 sur le flex office. N\u00e9anmoins, le concept est principalement int\u00e9gr\u00e9 par les entreprises misant sur la souplesse contractuelle et s\u2019orientant donc vers des solutions locatives moins contraignantes. La location de bureaux op\u00e9r\u00e9s r\u00e9pond parfaitement \u00e0 leurs attentes et exploite souvent le format de bureau flexible, \u00e0 la mani\u00e8re d\u2019un coworking privatif aux multiples services partag\u00e9s. Gr\u00e2ce \u00e0 cette m\u00e9thode locative, les soci\u00e9t\u00e9s en tr\u00e8s forte croissance, du type start-up apr\u00e8s une lev\u00e9e de fonds, profitent d\u2019une solution sur-mesure et correspondant \u00e0 la culture d\u2019entreprise dynamique recherch\u00e9e.<\/p>\n
Cette option peut s\u2019av\u00e9rer moins pertinente pour les soci\u00e9t\u00e9s qui ont une vision \u00e0 moyen ou long terme et une ma\u00eetrise de leurs charges fixes. Si l\u2019ensemble des co\u00fbts li\u00e9s \u00e0 un d\u00e9m\u00e9nagement comme l\u2019acquisition du mobilier et les d\u00e9penses quotidiennes sont tr\u00e8s importants au d\u00e9but, ils s\u2019amortissent tr\u00e8s vite avec les ann\u00e9es. Rien ne les emp\u00eache alors de cr\u00e9er un open space<\/a> en flex office, o\u00f9 chaque employ\u00e9 est libre de s\u2019installer o\u00f9 il le souhaite, et de proposer en compl\u00e9ment des espaces plus privatifs pour s\u2019isoler ou se r\u00e9unir en petits groupes, selon les besoins de l\u2019activit\u00e9 du moment.<\/p>\nMise en place du flex office<\/strong><\/span><\/h2>\n\u00c9tapes cl\u00e9s pour impl\u00e9menter le flex office<\/strong><\/span><\/h3>\nLa mise en place du flex office n\u2019est pas une mission facile. Il est recommand\u00e9 de solliciter les conseils d\u2019un professionnel, expert en organisation des environnements de travail, pour mettre en \u0153uvre cette solution au sein de votre entreprise. Plusieurs aspects sont \u00e0 prendre en compte lors de l\u2019adoption du concept :<\/p>\n
\n- 1- G\u00e9rer l\u2019organisation des espaces de travail partag\u00e9s\u2009;<\/li>\n
- 2- Informer et rassurer les employ\u00e9s sur la perte de stabilit\u00e9 et d\u2019intimit\u00e9\u2009;<\/li>\n
- 3- Installer un outil de suivi des jours en pr\u00e9sentiel\/distanciel des \u00e9quipes\u2009;<\/li>\n
- 4- Instaurer et communiquer les r\u00e8gles internes \u00e0 soumettre au personnel.<\/li>\n<\/ul>\n
Am\u00e9nagements d\u2019un espace en flex office<\/strong><\/span><\/h3>\nLe flex office impose d\u2019am\u00e9nager les espaces et de les organiser de mani\u00e8re \u00e0 maximiser les conditions de travail des salari\u00e9s et \u00e0 favoriser leur productivit\u00e9. Un open space est g\u00e9n\u00e9ralement d\u00e9ploy\u00e9 et compl\u00e9t\u00e9 de zones plus privatives, telles que des bureaux cloisonn\u00e9s, des salles de r\u00e9unions ou des cabines acoustiques individuelles. Pour simplifier cette \u00e9tape et faciliter la gestion de vos nouveaux bureaux flexibles, des sp\u00e9cialistes tels que FlexTeam proposent des solutions permettant de piloter les espaces, d\u2019en optimiser l\u2019exploitation et de suivre les jours de t\u00e9l\u00e9travail des \u00e9quipes. Des technologies peuvent d\u00e9sormais renseigner les employ\u00e9s en temps r\u00e9el sur les postes disponibles ou offrir un syst\u00e8me de r\u00e9servation de salles de meeting par exemple.<\/p>\n
Gestion du management dans un environnement flex office<\/strong><\/span><\/h3>\nLa gestion de l\u2019humain est le facteur le plus d\u00e9licat dans une entreprise. Or le flex office induit un bouleversement dans les habitudes des salari\u00e9s et peut donc \u00eatre source de probl\u00e8mes. Pour les \u00e9viter, il est essentiel d\u2019ajuster le management \u00e0 cette transition et de se tourner vers une approche conciliante. Int\u00e9grer le t\u00e9l\u00e9travail de mani\u00e8re p\u00e9renne et offrir la libert\u00e9 \u00e0 chacun de d\u00e9terminer l\u2019environnement de travail le mieux adapt\u00e9 pour accomplir telle ou telle t\u00e2che est une marque de confiance qui se doit d\u2019\u00eatre valoris\u00e9e. Il est aussi indispensable de cultiver l\u2019esprit d\u2019entreprise et le sentiment d\u2019appartenance.<\/p>\n
Vers une \u00e9volution du flex office : l\u2019Activity Based Working (ABW)<\/strong><\/span><\/h2>\nL\u2019une des mises en \u0153uvre du flex office, s\u2019inspire de la d\u00e9finition du coworking<\/a>. L\u2019Activity Based Working est un principe s\u2019int\u00e9grant parfaitement dans le mod\u00e8le de bureau flexible. Il consiste \u00e0 s\u00e9lectionner un poste de travail correspondant \u00e0 son activit\u00e9 du moment. La vari\u00e9t\u00e9 d\u2019espaces con\u00e7us pour permettre l\u2019ex\u00e9cution de t\u00e2ches sp\u00e9cifiques am\u00e9liore le confort des employ\u00e9s. Par exemple, un salari\u00e9 peut s\u2019installer le matin dans une cabine acoustique individuelle, pour pr\u00e9parer une pr\u00e9sentation au calme. Plus tard dans la journ\u00e9e, il peut regagner l\u2019open space pour \u00e9changer sur une probl\u00e9matique avec ses coll\u00e8gues, puis retourner dans un phone booth pour passer quelques appels confidentiels et enfin rejoindre une salle de r\u00e9union, pour recevoir ses collaborateurs et leur pr\u00e9senter son projet abouti.<\/p>\nFlex office : trouver vos locaux avec Geolocaux<\/strong><\/span><\/h2>\nGeolocaux vous aide \u00e0 trouver le meilleur bien immobilier pour installer votre entreprise en flex office ou en configuration traditionnelle. Que vous cherchiez une location de bureau<\/a> en province, un espace de coworking \u00e0 Paris<\/a> ou \u00e0 acheter des bureaux<\/a> en banlieue, nous vous accompagnons dans votre projet.<\/p>\n
Le flex office est une version plus pouss\u00e9e du desk sharing (occupation partag\u00e9e d\u2019un espace de travail), s\u2019appliquant \u00e0 l\u2019ensemble de l\u2019entreprise. En l\u2019absence de bureau attitr\u00e9, le salari\u00e9 peut ainsi travailler dans un endroit propice \u00e0 son activit\u00e9 : un open space ou une salle de r\u00e9union pour \u00e9changer en \u00e9quipe, un bureau ferm\u00e9 ou une phone box pour optimiser sa concentration.<\/p>\n
Les employ\u00e9s peuvent aussi am\u00e9nager leur temps de travail entre le bureau, un espace de coworking<\/a> et la maison. En effet, ce concept moderne est un mode de travail hybride, int\u00e9grant le t\u00e9l\u00e9travail comme option.<\/p>\n Plusieurs raisons peuvent pousser \u00e0 adopter le flex office comme mod\u00e8le d\u2019organisation du travail. La r\u00e9duction des co\u00fbts immobiliers est la premi\u00e8re. La location de bureau \u00e0 Paris<\/a> et dans d\u2019autres villes fran\u00e7aises a connu une telle inflation, que certaines entreprises ne sont plus en mesure de s\u2019installer dans des locaux de grandes surfaces. Pour diminuer leurs d\u00e9penses, elles parient sur une optimisation de l\u2019occupation des postes de travail. Par ailleurs, la d\u00e9mocratisation du t\u00e9l\u00e9travail renforce cette n\u00e9cessit\u00e9 d\u2019ajuster la superficie des bureaux \u00e0 leur r\u00e9elle fr\u00e9quentation.<\/p>\n La deuxi\u00e8me est justement de pouvoir b\u00e9n\u00e9ficier de plusieurs jours de t\u00e9l\u00e9travail par semaine, am\u00e9liorant la qualit\u00e9 de vie des salari\u00e9s et limitant les contraintes li\u00e9es aux trajets domicile-travail.<\/p>\n La troisi\u00e8me est une \u00e9volution de la collaboration, de la communication et de la cr\u00e9ativit\u00e9. Le flex office, en incitant les employ\u00e9s \u00e0 s\u2019installer \u00e0 diff\u00e9rents postes, favorise les relations entre les services et d\u00e9veloppe l\u2019esprit d\u2019\u00e9quipe. Il participe \u00e0 instaurer une synergie et dynamise la productivit\u00e9.<\/p>\n La question reste de savoir si ce mod\u00e8le est viable et si ses apparents points n\u00e9gatifs peuvent \u00eatre contourn\u00e9s. On reproche en effet souvent au flex office de g\u00e9n\u00e9rer des espaces de travail impersonnels et d\u00e9pourvus d\u2019intimit\u00e9. La mutualisation des postes impose effectivement de laisser les bureaux vides en fin de journ\u00e9e. Exit donc les photos et objets personnels. Pas \u00e9vident non plus de s\u2019assurer un environnement calme, lorsque l\u2019installation quotidienne d\u00e9pend des si\u00e8ges vacants \u00e0 l\u2019arriv\u00e9e du salari\u00e9.<\/p>\n Ce concept flexible peut aussi cr\u00e9er des tensions entre les collaborateurs, si par exemple certains s\u2019obstinent \u00e0 toujours occuper les \u00ab\u00a0meilleurs\u00a0\u00bb postes. Dans la m\u00eame veine, l\u2019hygi\u00e8ne est une probl\u00e9matique r\u00e9currente, soulev\u00e9e par le partage du mat\u00e9riel bureautique. La m\u00e9thode clean desk est ainsi souvent impos\u00e9e par les entreprises, pour garantir un nettoyage des postes en fin de journ\u00e9e.<\/p>\n Enfin d\u2019un point de vue organisationnel, le flex office peut \u00eatre stressant pour les salari\u00e9s, ne sachant pas s\u2019il pourront acc\u00e9der \u00e0 un espace de travail adapt\u00e9 \u00e0 leurs besoins en arrivant le matin dans les bureaux.<\/p>\n Si les entreprises optent pour le flex office, c\u2019est aussi en raison de statistiques dressant un constat : le m\u00e8tre carr\u00e9 immobilier co\u00fbte cher et les salari\u00e9s fr\u00e9quentent de moins en moins leur lieu de travail. Acheter des bureaux \u00e0 Paris<\/a> ou payer un loyer est un investissement qui p\u00e8se sur la soci\u00e9t\u00e9. Les surfaces doivent donc \u00eatre optimis\u00e9es. Or en 2023, plus d\u2019un quart des employ\u00e9s en France ont recours au t\u00e9l\u00e9travail et la moiti\u00e9 d\u2019entre eux le pratique plus de deux jours par semaine(1). Si l\u2019on ajoute \u00e0 cela les absences li\u00e9es aux d\u00e9placements professionnels, aux cong\u00e9s et aux arr\u00eats maladie, il est facile de se rendre compte de la sous-exploitation des locaux.<\/p>\n La location en bail de longue dur\u00e9e n\u2019est pas incompatible avec l\u2019adoption d\u2019un mode organisationnel bas\u00e9 sur le flex office. N\u00e9anmoins, le concept est principalement int\u00e9gr\u00e9 par les entreprises misant sur la souplesse contractuelle et s\u2019orientant donc vers des solutions locatives moins contraignantes. La location de bureaux op\u00e9r\u00e9s r\u00e9pond parfaitement \u00e0 leurs attentes et exploite souvent le format de bureau flexible, \u00e0 la mani\u00e8re d\u2019un coworking privatif aux multiples services partag\u00e9s. Gr\u00e2ce \u00e0 cette m\u00e9thode locative, les soci\u00e9t\u00e9s en tr\u00e8s forte croissance, du type start-up apr\u00e8s une lev\u00e9e de fonds, profitent d\u2019une solution sur-mesure et correspondant \u00e0 la culture d\u2019entreprise dynamique recherch\u00e9e.<\/p>\n Cette option peut s\u2019av\u00e9rer moins pertinente pour les soci\u00e9t\u00e9s qui ont une vision \u00e0 moyen ou long terme et une ma\u00eetrise de leurs charges fixes. Si l\u2019ensemble des co\u00fbts li\u00e9s \u00e0 un d\u00e9m\u00e9nagement comme l\u2019acquisition du mobilier et les d\u00e9penses quotidiennes sont tr\u00e8s importants au d\u00e9but, ils s\u2019amortissent tr\u00e8s vite avec les ann\u00e9es. Rien ne les emp\u00eache alors de cr\u00e9er un open space<\/a> en flex office, o\u00f9 chaque employ\u00e9 est libre de s\u2019installer o\u00f9 il le souhaite, et de proposer en compl\u00e9ment des espaces plus privatifs pour s\u2019isoler ou se r\u00e9unir en petits groupes, selon les besoins de l\u2019activit\u00e9 du moment.<\/p>\n La mise en place du flex office n\u2019est pas une mission facile. Il est recommand\u00e9 de solliciter les conseils d\u2019un professionnel, expert en organisation des environnements de travail, pour mettre en \u0153uvre cette solution au sein de votre entreprise. Plusieurs aspects sont \u00e0 prendre en compte lors de l\u2019adoption du concept :<\/p>\n Le flex office impose d\u2019am\u00e9nager les espaces et de les organiser de mani\u00e8re \u00e0 maximiser les conditions de travail des salari\u00e9s et \u00e0 favoriser leur productivit\u00e9. Un open space est g\u00e9n\u00e9ralement d\u00e9ploy\u00e9 et compl\u00e9t\u00e9 de zones plus privatives, telles que des bureaux cloisonn\u00e9s, des salles de r\u00e9unions ou des cabines acoustiques individuelles. Pour simplifier cette \u00e9tape et faciliter la gestion de vos nouveaux bureaux flexibles, des sp\u00e9cialistes tels que FlexTeam proposent des solutions permettant de piloter les espaces, d\u2019en optimiser l\u2019exploitation et de suivre les jours de t\u00e9l\u00e9travail des \u00e9quipes. Des technologies peuvent d\u00e9sormais renseigner les employ\u00e9s en temps r\u00e9el sur les postes disponibles ou offrir un syst\u00e8me de r\u00e9servation de salles de meeting par exemple.<\/p>\n La gestion de l\u2019humain est le facteur le plus d\u00e9licat dans une entreprise. Or le flex office induit un bouleversement dans les habitudes des salari\u00e9s et peut donc \u00eatre source de probl\u00e8mes. Pour les \u00e9viter, il est essentiel d\u2019ajuster le management \u00e0 cette transition et de se tourner vers une approche conciliante. Int\u00e9grer le t\u00e9l\u00e9travail de mani\u00e8re p\u00e9renne et offrir la libert\u00e9 \u00e0 chacun de d\u00e9terminer l\u2019environnement de travail le mieux adapt\u00e9 pour accomplir telle ou telle t\u00e2che est une marque de confiance qui se doit d\u2019\u00eatre valoris\u00e9e. Il est aussi indispensable de cultiver l\u2019esprit d\u2019entreprise et le sentiment d\u2019appartenance.<\/p>\n L\u2019une des mises en \u0153uvre du flex office, s\u2019inspire de la d\u00e9finition du coworking<\/a>. L\u2019Activity Based Working est un principe s\u2019int\u00e9grant parfaitement dans le mod\u00e8le de bureau flexible. Il consiste \u00e0 s\u00e9lectionner un poste de travail correspondant \u00e0 son activit\u00e9 du moment. La vari\u00e9t\u00e9 d\u2019espaces con\u00e7us pour permettre l\u2019ex\u00e9cution de t\u00e2ches sp\u00e9cifiques am\u00e9liore le confort des employ\u00e9s. Par exemple, un salari\u00e9 peut s\u2019installer le matin dans une cabine acoustique individuelle, pour pr\u00e9parer une pr\u00e9sentation au calme. Plus tard dans la journ\u00e9e, il peut regagner l\u2019open space pour \u00e9changer sur une probl\u00e9matique avec ses coll\u00e8gues, puis retourner dans un phone booth pour passer quelques appels confidentiels et enfin rejoindre une salle de r\u00e9union, pour recevoir ses collaborateurs et leur pr\u00e9senter son projet abouti.<\/p>\n Geolocaux vous aide \u00e0 trouver le meilleur bien immobilier pour installer votre entreprise en flex office ou en configuration traditionnelle. Que vous cherchiez une location de bureau<\/a> en province, un espace de coworking \u00e0 Paris<\/a> ou \u00e0 acheter des bureaux<\/a> en banlieue, nous vous accompagnons dans votre projet.<\/p>\nPourquoi les entreprises choisissent-elles le flex office\u2009?<\/strong><\/span><\/h2>\n
Les avantages du flex office<\/strong><\/span><\/h3>\n
Les inconv\u00e9nients du flex office<\/strong><\/span><\/h3>\n
Chiffres cl\u00e9s du flex office<\/strong><\/span><\/h3>\n
<\/p>\nFlex office vs bail 3-6-9 : que choisir\u2009?<\/strong><\/span><\/h2>\n
Mise en place du flex office<\/strong><\/span><\/h2>\n
\u00c9tapes cl\u00e9s pour impl\u00e9menter le flex office<\/strong><\/span><\/h3>\n
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Am\u00e9nagements d\u2019un espace en flex office<\/strong><\/span><\/h3>\n
Gestion du management dans un environnement flex office<\/strong><\/span><\/h3>\n
Vers une \u00e9volution du flex office : l\u2019Activity Based Working (ABW)<\/strong><\/span><\/h2>\n
Flex office : trouver vos locaux avec Geolocaux<\/strong><\/span><\/h2>\n